Kebijakan Privasi Karyawan

Tanggal: 31 Januari 2025

Ruang Lingkup: Semua Karyawan

1.0 Tujuan

Ruangguru menghargai kepercayaan dan loyalitas Karyawan kami dan telah merancang Kebijakan Privasi Karyawan (“Kebijakan”) ini untuk memenuhi kebutuhan bisnis Perusahaan serta keamanan dan perlindungan Data Pribadi Karyawan PT Ruang Raya Indonesia dan afiliasinya (“Ruangguru”). Kebijakan ini memberitahu Anda tentang cara perusahaan, anak perusahaan, dan/atau afiliasinya (Ruangguru atau “Perusahaan”) akan mengumpulkan dan mengelola Data Pribadi Karyawan. Kebijakan ini juga menjelaskan harapan perusahaan bagi mereka yang mengumpulkan dan mengelola Data Pribadi Karyawan atas nama Perusahaan.

Kebijakan ini sejalan dengan Tujuan, Nilai, dan Prinsip Ruangguru. Selain itu, Ruangguru berkomitmen untuk mematuhi semua ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (“UU PDP”) di Indonesia. Oleh karena itu, Data Pribadi Karyawan aktual yang dikumpulkan yang dapat diakses oleh Ruangguru akan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

2.0 Definisi

Karyawan: Untuk tujuan kebijakan ini, istilah Karyawan mencakup karyawan dan pensiunan Ruangguru saat ini dan sebelumnya secara tersendiri atau dikombinasi dengan informasi lainnya baik secara langsung maupun tidak langsung melalui sistem elektronik atau nonelektronik.

Data Pribadi: data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasi dengan informasi lainnya baik secara langsung maupun tidak langsung melalui sistem elektronik atau nonelektronik.

Data Pribadi yang bersifat Spesifik: Data dan informasi kesehatan, data biometrik, data genetika, catatan kejahatan, data keuangan pribadi, dan/atau data lainnya yang sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

Perusahaan: Untuk tujuan pemberitahuan ini, Perusahaan mengacu pada Internal Kebijakan Perlindungan Data Pribadi, anak perusahaan, dan/atau afiliasinya.

3.0 Prinsip

Prinsip pemrosesan Data Pribadi Ruangguru adalah:

Pengumpulan data pribadi dilakukan secara terbatas dan spesifik, sah secara hukum dan transparan;
Pemrosesan data pribadi dilakukan secara terbatas dan spesifik, sah secara hukum, dan transparan;
pemrosesan data pribadi dilakukan sesuai dengan tujuannya;
pemrosesan Data Pribadi dilakukan dengan menjamin hak subjek data pribadi;
pemrosesan data pribadi dilakukan secara akurat, lengkap, tidak menyesatkan, mutakhir, dan dapat dipertanggungjawabkan

4.0 Perhatian

Ruangguru menghormati privasi Anda. Kebijakan ini menjelaskan cara kami memproses Data Pribadi Karyawan, jenis informasi yang kami kumpulkan, untuk tujuan apa kami menggunakannya, dengan siapa kami membagikannya, dan pilihan yang dapat Anda buat tentang penggunaan Data Pribadi Karyawan oleh kami. Kami juga menjelaskan langkah-langkah yang kami ambil untuk melindungi keamanan Data Pribadi Karyawan dan cara Anda dapat menghubungi kami tentang praktik privasi kami.

4.1 Untuk Tujuan Apa Kami Mengumpulkan dan Menggunakan Data Pribadi Karyawan?

Ruangguru mengumpulkan Data Pribadi tentang Karyawannya dalam konteks hubungan kerja dan proses Sumber Daya Manusia (“SDM”) terkait. Kami biasanya mengumpulkan dan menggunakan Data Pribadi Karyawan untuk proses bisnis berikut, termasuk, namun tidak terbatas pada layanan dan/atau aktivitas berikut:

Manajemen kompensasi/penggajian, pelaporan pajak, perencanaan gaji, dan perbandingan perusahaan.
Penggunaan kartu kredit perusahaan, akuntansi biaya perjalanan, dan penggantian biaya
Manajemen tunjangan, termasuk asuransi kesehatan, tunjangan hari tua/pensiun, dan tunjangan sukarela lainnya
Relokasi dan manajemen perjalanan, termasuk dokumentasi perjalanan yang diwajibkan oleh pemerintah
Manajemen waktu dan kehadiran, termasuk liburan, cuti disabilitas, cuti sakit, dan cuti atau ketidakhadiran lainnya
Kepegawaian, manajemen kinerja, pengembangan karir, pelatihan, dan pengakuan
Program kesehatan/keselamatan dan kesejahteraan kerja
Pemeriksaan terkait kesehatan dan program medis terkait COVID-19 atau krisis kesehatan serupa
Manajemen akses lokasi, dukungan fasilitas, dan keamanan serta tujuan perencanaan kontingensi
Pendaftaran dan pengelolaan perangkat elektronik, serta jaringan dan pengoptimalan penggunaan perangkat
Kontrol keamanan fisik dan siber, termasuk perangkat elektronik dan pemantauan jaringan
Memfasilitasi penjualan atau pengalihan aset termasuk keseluruhan atau sebagian dari Perusahaan atau bisnisnya
Litigasi dan investigasi internal/eksternal, audit, dan penyelesaian sengketa
Melakukan analisis data perusahaan dengan memanfaatkan data yang terdapat dalam sistem SDM dan sistem terkait Ruangguru (seperti Workday, SAP, Manajemen Tenaga Kerja, dll.). Pengolahan ini memungkinkan SDM, tim analisis khusus, dan pimpinan organisasi untuk memperoleh wawasan berbasis data yang teragregasi guna memahami kondisi organisasi, meningkatkan perencanaan tenaga kerja, mengembangkan proses manajemen SDM dan perencanaan bakat untuk merancang organisasi yang sehat, siap berhasil, dan menawarkan lingkungan kerja terbaik bagi karyawan. Contoh analisis semacam ini meliputi analisis perputaran karyawan, proyeksi perekrutan, analisis kepuasan karyawan, peningkatan kesempatan yang setara, pipa bakat, pembelajaran dan pengembangan karyawan, pembandingan gaji, analisis terkait manajemen waktu dan tenaga kerja, dan sebagainya. Analisis hanya dilakukan oleh personel yang berwenang dengan mengikuti pedoman khusus guna melindungi privasi dan kerahasiaan data Anda. Ruangguru menganalisis dan menggabungkan data tersebut, dan analisis ini tidak digunakan untuk profil individu atau pengambilan keputusan. Dasar hukum utama untuk kegiatan analisis ini adalah kepentingan yang sah.
Pemrosesan kerja harian (mis., mengautentikasi dan masuk ke dalam sistem kami)
Pertemuan dan acara perusahaan, serta pelatihan dan komunikasi karyawan
Pengiriman hadiah dan materi serta produk Perusahaan lainnya ke rumah tangga karyawan
Keberagaman, kesetaraan, dan upaya inklusi (mis., merancang, menyediakan staf, dan mempromosikan organisasi dan tempat kerja yang beragam dan inklusif)
Memfasilitasi keanggotaan serikat pekerja
Manajemen data terkait personel lainnya, termasuk kepedulian karyawan, Teknologi Informasi, dan dukungan SDM
Kepatuhan dengan persyaratan perbankan, uji tuntas, dan mengenal klien Anda (know-your- client - KYC) dari mitra keuangan kami (mis., untuk membuka dan mengelola rekening bank atau keuangan perusahaan)
Memfasilitasi pajak dan insentif pemerintah lainnya.
Kepatuhan terhadap undang-undang, peraturan, dan kebijakan Perusahaan tentang anti penyuapan, pekerja anak, antikorupsi, sanksi, kontrol ekspor, hak asasi manusia, dan persyaratan tata kelola dan pengawasan perusahaan lainnya.
Kepatuhan terhadap semua persyaratan hukum, peraturan, peradilan, atau pemerintah.

Jika memungkinkan secara wajar dan konsisten dengan kepentingan bisnis sah Ruangguru, persetujuan Anda, kewajiban hukum Perusahaan, dan/atau untuk mematuhi kewajiban kontrak Perusahaan, Ruangguru akan memberitahu Anda tentang Data Pribadi yang dikumpulkan tentang Anda dan cara informasi itu akan digunakan.

4.2 Apa Saja Jenis Data Pribadi Karyawan yang Kami Kumpulkan?

Kami mengumpulkan dan mengelola jumlah minimum Data Pribadi Karyawan yang diperlukan untuk mematuhi kewajiban kontrak dan/atau hukum kami sebagai pemberi kerja; untuk mendukung kepentingan bisnis sah Perusahaan dengan cara yang proporsional dengan kepentingan privasi Karyawannya; dan untuk memproses data pribadi yang diberikan dengan persetujuan Anda, jika berlaku, untuk tujuan yang dimaksudkan.

Diagram di bawah ini menjelaskan secara lebih detail kategori Data Pribadi Karyawan yang dikumpulkan Ruangguru sehubungan dengan proses ketenagakerjaan dan SDM. Setiap kategori Data Pribadi yang tercantum di bawah ini juga dapat digunakan seperti yang dijelaskan di Bagian 4.1 di atas.

Harap diperhatikan, bahwa kami akan selalu meminimalkan jenis dan jumlah Data Pribadi Karyawan yang dapat dikumpulkan Perusahaan dari atau tentang Anda. Pengumpulan informasi dan akses ke informasi akan bervariasi tergantung pada persyaratan hukum dan/atau bisnis khusus negara itu.

Dasar hukum atau bisnis untuk pengumpulan dan pemrosesan Data Pribadi Karyawan akan bervariasi berdasarkan jenis data dan tujuan penggunaannya, seperti yang dijelaskan tabel di bawah ini.

Apa Saja Jenis Data Karyawan Yang Kami Kumpulkan dan Proses?

Mengapa Kami Mengumpulkan dan Memproses Berbagai Jenis Data Pribadi Karyawan?

Informasi Kontak dan Karakteristik Pribadi

Nama lengkap
Jenis Kelamin
Tanggal dan tempat lahir
Status pernikahan
Komposisi keluarga/rumah tangga
Gelar Pendidikan
Alamat fisik/surat-menyurat
Alamat email
Nomor telepon

Catatan sumber daya manusia dan proses bisnis
Diagram dan direktori organisasi
Kompensasi dan manajemen penggajian
Manajemen tunjangan
Program kesehatan (“BPJS Kesehatan”) dan kesejahteraan kerja (“BPJS TK”)
Logistik dan keamanan perjalanan perusahaan
Kepegawaian dan perencanaan organisasi
Pelatihan
Akses situs dan jaringan elektronik
Komunikasi dengan Anda tentang pekerjaan Anda, termasuk mengirimkan informasi jadwal kerja, kompensasi, dan informasi Perusahaan lainnya kepada Anda
Kepatuhan hukum dan kebijakan; tata kelola dan pengawasan perusahaan; perencanaan keamanan dan kontingensi; pelaporan eksternal yang diwajibkan; investigasi dan manajemen insiden

ID Pemerintah/Informasi Kelayakan Kerja

ID Nasional (seperti KTP, paspor, visa, nomor jaminan sosial, SIM, tanda pengenal lain yang dikeluarkan pemerintah)
Kewarganegaraan
Tempat tinggal
Kebangsaan
Negara tempat lahir

Mengidentifikasi Anda secara hukum dan menjaga integritas catatan sumber daya manusia kami
Mematuhi persyaratan imigrasi dan izin kerja lainnya
Manajemen keamanan dan risiko, seperti mengumpulkan data SIM untuk karyawan yang mengoperasikan mobil Perusahaan, verifikasi izin profesional, pencegahan penipuan, dan tujuan serupa
Menunjuk perwakilan dalam proses hukum, pemerintahan, atau peraturan
Menunjuk karyawan Ruangguru sebagai perwakilan dan/atau penanda tangan resmi untuk mewakili Perusahaan (termasuk mengelola rekening bank dan keuangan)
Mendapatkan insentif pajak dan insentif pemerintah lainnya yang menguntungkan karyawan dan/atau operasi kami
Kepatuhan hukum dan kebijakan; tata kelola dan pengawasan perusahaan; perencanaan keamanan dan kontingensi; pelaporan eksternal yang diwajibkan; investigasi dan

manajemen insiden

Data Profesional

Informasi yang dikumpulkan selama atau setelah proses lamaran kerja, termasuk data akademik, lisensi profesional, sertifikasi, keanggotaan, dan afiliasi
Nomor ID karyawan perusahaan
Keterampilan pribadi dan profesional (mis., bahasa yang digunakan), minat, dan hobi
Tanggal bekerja di Ruangguru
Posisi yang dipegang di Ruangguru, termasuk level golongan dan jabatan
Lokasi kerja di Ruangguru, termasuk alamat fisik dan surat
Email dan nomor telepon di Ruangguru
Catatan dan tinjauan kinerja, kehadiran, disiplin, dan pengaduan di Ruangguru
Catatan rencana pelatihan
Data dari profil LinkedIn dan platform profesional serupa
Sasaran dan minat profesional
Informasi yang disediakan untuk asosiasi industri sosial dan profesional Perusahaan
Keanggotaan serikat pekerja

Catatan sumber daya manusia dan proses bisnis
Diagram dan direktori organisasi
Kepegawaian, desain organisasi, dan tujuan kelangsungan bisnis
Mendukung kemajuan karier karyawan kami, serta sasaran profesional dan pribadi mereka
Mempromosikan kesetaraan dan inklusi di tempat kerja
Menunjuk karyawan Ruangguru sebagai perwakilan dengan mitra bisnis eksternal termasuk bank dan lembaga keuangan

Menentukan dan memverifikasi otoritas yang sesuai untuk meninjau atau menyetujui proses bisnis (mis., level golongan) sesuai dengan kebijakan Perusahaan yang berlaku.
Kepatuhan hukum dan kebijakan; tata kelola dan pengawasan perusahaan; perencanaan keamanan dan kontingensi; pelaporan eksternal yang diwajibkan; investigasi dan manajemen insiden

Informasi keuangan

Nomor dan detail rekening bank
Informasi kartu pembayaran yang dikeluarkan perusahaan, termasuk catatan transaksi
Informasi kartu pembayaran pribadi, jika disediakan untuk penggantian biaya.
Nomor Pokok Wajib Pajak Karyawan (“NPWP”)

Memfasilitasi proses penggajian, manajemen tunjangan, biaya relokasi, serta penggantian pengeluaran dan perjalanan
Kepatuhan hukum dan kebijakan; tata kelola dan pengawasan perusahaan; perencanaan keamanan dan kontingensi; pelaporan eksternal yang diwajibkan; investigasi dan manajemen insiden

Informasi Kesehatan

Informasi yang berkaitan dengan kesehatan fisik atau emosional individu, termasuk kecacatan atau batasan untuk melaksanakan tugas atau fungsi pekerjaan.
Data genetik (hanya untuk pemeriksaan kesehatan kerja tertentu yang diwajibkan secara hukum, ketika data genetik dapat mempengaruhi hasil pemeriksaan kesehatan tersebut)

Menentukan kebugaran Anda untuk bekerja dalam peran tertentu, dan mengakomodasi kecacatan apa pun secara wajar
Mendukung kemampuan Anda untuk berpartisipasi dalam program asuransi disabilitas dan/atau cuti kami
Mematuhi kesehatan kerja dan keselamatan tempat kerja serta persyaratan pelaporan pemerintah
Mengelola keselamatan karyawan dan risiko bisnis yang terkait dengan pandemi COVID-19, atau keadaan darurat kesehatan serupa
Memfasilitasi partisipasi Anda dalam program tunjangan kesehatan, termasuk program kesehatan dan program Vibrant Living; dan
Kepatuhan hukum dan kebijakan; tata kelola dan pengawasan perusahaan; perencanaan keamanan dan kontingensi; pelaporan eksternal yang diwajibkan; investigasi dan manajemen insiden

Data Identifikasi Elektronik/Pengenal Unik/Gambar & Suara

Pengidentifikasi sistem Ruangguru (mis., nama pengguna atau kredensial online)
Tanda tangan digital
Data identifikasi elektronik, log, dan catatan terkait akses dan penggunaan perangkat Ruangguru Anda, jaringan Ruangguru (seperti penggunaan email, internet, media sosial), sistem Ruangguru, aplikasi, lisensi, dan basis data Ruangguru lainnya
Informasi yang dikumpulkan oleh sistem keamanan Ruangguru, termasuk Closed Circuit Television (“CCTV”), sistem akses lokasi, proses lini, atau kamera tugas
Data identifikasi elektronik, log, dan catatan terkait akses Anda ke lokasi Ruangguru dan area akses terbatas, termasuk nomor lencana/pengenal lencana foto
Video, foto dan rekaman gambar/suara lainnya dalam rangka pertemuan/pelatihan
Data identifikasi elektronik mengenai rekaman pusat panggilan

Administrasi sistem, teknologi, dan akses dan manajemen aset Teknologi Informasi
Mendukung kepentingan keamanan fisik, keamanan informasi, dan keamanan siber kami terhadap ancaman internal dan/atau eksternal
Mengelola pencegahan dan pemulihan kerugian di kantor dan lokasi produksi kami
Mengevaluasi kepatuhan terhadap kebijakan Perusahaan terkait penggunaan jaringan dan perangkat elektronik kita, termasuk namun tidak terbatas pada perangkat keras dan perangkat lunak
Mengevaluasi kepatuhan terhadap kebijakan Perusahaan terkait keamanan fisik dan siber
Penyimpanan dan pelaporan internal, termasuk pencocokan data dan analitik
Mengaktifkan akses Anda ke situs Ruangguru, jaringan, alat bantu, aplikasi, serta sistem dan aset Perusahaan lainnya
Mendorong visibilitas tentang penggunaan dan biaya konsumsi alat bantu Ruangguru, lisensi, layanan, dan aplikasi untuk pengoptimalan, kualitas, audit, dan tujuan biaya
Mengajukan pelatihan dan pertemuan resmi
Kepatuhan hukum dan kebijakan; tata kelola dan pengawasan perusahaan; perencanaan keamanan dan kontingensi; pelaporan eksternal yang diwajibkan; investigasi dan manajemen insiden
Penyimpanan dan pelaporan internal, termasuk pencocokan data dan analitik
Mengaktifkan akses Anda ke situs Ruangguru, jaringan, alat bantu, aplikasi, serta sistem dan aset Perusahaan lainnya
Mendorong visibilitas tentang penggunaan dan biaya konsumsi alat bantu Ruangguru, lisensi, layanan, dan aplikasi untuk pengoptimalan, kualitas, audit, dan tujuan biaya
Mengajukan pelatihan dan pertemuan resmi
Kepatuhan hukum dan kebijakan; tata kelola dan pengawasan perusahaan; perencanaan keamanan dan kontingensi; pelaporan eksternal yang diwajibkan; investigasi dan manajemen insiden

Karakteristik Pribadi Lainnya

Disabilitas
Keyakinan agama/filosofis
Data biometrik, seperti sidik jari atau pemindaian wajah
Riwayat kriminal

Mendukung program kesetaraan dan inklusi yang mempromosikan tempat kerja yang beragama, termasuk analitik sumber daya manusia terkait;
Fasilitasi partisipasi Anda dalam Program afinitas perusahaan;
Memfasilitasi akses Anda ke situs dan sistem Perusahaan melalui data biometrik;
Mendukung aktivitas perencanaan bakat, perekrutan, penyediaan staf, dan karier
Kepatuhan hukum dan kebijakan; tata kelola dan pengawasan perusahaan; perencanaan keamanan dan kontingensi; pelaporan eksternal yang diwajibkan; investigasi dan manajemen insiden

4.3 Berdasarkan Dasar Hukum dan/atau Bisnis Apa Kami Memproses Data Pribadi Karyawan?

Dasar hukum dan/atau bisnis untuk memproses Data Pribadi Karyawan mungkin adalah kepatuhan Ruangguru terhadap hukum dan peraturan yang berlaku; kepatuhan terhadap kewajiban kontraknya yang timbul dari hubungan pemberi kerja-karyawan; kepentingan bisnis sah Perusahaan; kepentingan kesehatan masyarakat; dan/atau persetujuan Anda.

Dasar hukum dan/atau bisnis untuk memproses Data Pribadi Karyawan dapat berbeda berdasarkan yurisdiksi, serta berdasarkan kategori/jenis data dan alasan mengapa kami mengumpulkan dan menggunakan informasi tersebut. Jika diwajibkan oleh hukum, kami mendokumentasikan dengan sepenuhnya dasar hukum dan/atau bisnis tertentu untuk memproses Data Pribadi Karyawan sebelum mengumpulkan dan menggunakan data tersebut.

Berikut adalah beberapa contoh dasar hukum/bisnis untuk memproses Data Pribadi Karyawan tertentu:

Jenis Data Pribadi	Tujuan Pemrosesan	Dasar Hukum/Bisnis untuk Pemrosesan
Kartu Identitas yang dikeluarkan oleh Pemerintah (ie: KTP, Passpor, KITAS, KITAP), Informasi Keuangan	Mendukung aktivitas penggajian dan pelaporan pajak	Kepatuhan Ruangguru terhadap kewajiban kontrak dan hukum yang timbul dari hubungan pemberi kerja-karyawan
Kebangsaan, Kewarganegaraan	Mematuhi persyaratan imigrasi dan izin kerja lainnya	Kepatuhan Ruangguru terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Data Profesional	Kepegawaian dan tujuan kelangsungan bisnis	Kepentingan bisnis sah Ruangguru

4.4 Bagaimana Kami Berbagi Data Pribadi Karyawan?

Ruangguru hanya akan berbagi Data Pribadi Karyawan dengan mereka yang memiliki kepentingan bisnis sah untuk mengetahuinya.

Ruangguru dapat berbagi informasi Anda dengan kontraktor, pemasok, agensi, pekerja sementara, atau pihak lain yang bertindak atas nama Ruangguru (“Pihak Eksternal”) yang menjalankan operasi bisnis Ruangguru atas nama kami. Perusahaan mewajibkan Pihak Eksternal itu memberikan tingkat perlindungan yang setara seperti yang diterapkan oleh Perusahaan saat menangani Data Pribadi Karyawan. Kami secara kontrak mewajibkan Pihak Eksternal yang beroperasi sebagai pemroses data untuk hanya memproses data sesuai dengan instruksi kami dan untuk mengamankan data. Pemroses data ini tidak boleh menggunakan atau mengungkapkan informasi, kecuali sebagaimana diizinkan oleh Ruangguru, dan/atau untuk mematuhi persyaratan hukum.

Ada beberapa situasi di mana Ruangguru akan membagikan atau Anda akan diminta untuk membagikan Data Pribadi langsung dengan penyedia terkait layanan karyawan atau manfaat Ruangguru yang bertindak sebagai Pengendali Data dan dengan demikian bertanggung jawab langsung untuk melindungi Data Pribadi Anda. Ruangguru tidak mengendalikan bagaimana data Anda diproses (misalnya, penyedia pensiun, layanan kesehatan, keuangan, dan/atau manfaat). Jika Anda mendaftar dalam program manfaat kami, kami dapat mengungkapkan Data Pribadi Anda kepada perusahaan- perusahaan yang menyediakan manfaat dan layanan kepada Anda. Perusahaan-perusahaan ini akan memberikan pernyataan privasi mereka sendiri kepada Anda. Dalam situasi tersebut, pastikan Anda membaca dan memahami kebijakan privasi dan praktik dari penyedia-penyedia tersebut.

Anda dapat berbagi Data Pribadi Karyawan dengan kantor pusat dan afiliasi kami sesuai keperluan untuk memenuhi tujuan terkait bisnis. Anda dapat menemukan informasi tentang cara kami melindungi Data Pribadi Karyawan dalam situasi seperti itu di Bagian 4.6 Kebijakan ini.

Kami juga dapat mengungkapkan Data Pribadi Karyawan jika kami diharuskan melakukannya oleh hukum atau proses hukum; untuk menegakkan atau melindungi hak dan kebijakan Ruangguru; untuk membantu dalam penyelidikan dugaan atau pelanggaran nyata atau aktivitas ilegal; dan/atau sebagai bagian dari penjualan bisnis Ruangguru ke perusahaan lain.

4.5 Apa Hak Privasi Anda?

Anda dapat meminta agar informasi yang tidak akurat, usang, atau tidak lagi diperlukan untuk diperbaiki, dihapus, dimusnahkan atau dibatasi. Anda berhak mengakhiri pemrosesan, memohon penghapusan dan/atau pemusnahan Data Pribadi Anda sebagaimana diatur oleh peraturan perundang-undangan dengan memberikan pemberitahuan yang wajar secara tertulis melalui detail kontak yang tercantum. Anda berhak diberikan informasi yang jelas, mudah dipahami tentang bagaimana Kami menggunakan data pribadi Anda, karenanya Kami memberikan informasi dalam Kebijakan Privasi ini. Anda dapat meminta informasi tentang pemrosesan Data Pribadi Anda, mendapatkan akses yang dapat melalui Aplikasi HRapps dan memperoleh Salinan Data Pribadi sesuai ketentuan yang berlaku. Serta dalam keadaan tertentu Anda berhak meminta pembatasan pemrosesan data Anda oleh Kami atau mengajukan keberatan terhadap pemrosesan Data Anda. Jika diwajibkan oleh hukum yang berlaku, Anda dapat meminta Ruangguru untuk memberikan data Anda dalam format yang memungkinkan Anda mentransfer data Anda ke penyedia layanan yang sesuai dalam keadaan tersebut (portabilitas data). Jika pemrosesan Data Pribadi Karyawan didasarkan pada persetujuan, Anda berhak untuk menarik persetujuan Anda kapan saja. Jika pemrosesan Data Pribadi Karyawan didasarkan pada kepentingan sah, Anda berhak untuk menolak pemrosesan data dalam keadaan tertentu.Jika Anda merasa bahwa hak privasi data Anda dilanggar atau Anda mengalami kerugian akibat pengolahan Data Pribadi Karyawan Anda yang melanggar hukum, Anda memiliki hak untuk mengajukan keluhan langsung kepada Kami atau sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang Berlaku.

Saat menggunakan hak-hak ini, kami mendorong Anda untuk terlebih dahulu mengunjungi aplikasi HRapps - login dengan akun Ruangguru Anda dan meninjau bagian "my info" dalam aplikasi HRapps anda untuk mengubah Data Pribadi Karyawan Anda, dalam hal tidak dapat diubah secara langsung, dapat menghubungi peopleservices@ruangguru.com. Namun demikian, harap diperhatikan bahwa data pribadi tertentu dapat dikecualikan dari permintaan tertentu karena pembatasan berdasarkan undang-undang yang berlaku.

4.6 Bagaimana Kami Mentransfer Data Pribadi Karyawan?

Jika diizinkan secara hukum, dan tunduk pada persyaratan dan/atau batasan negara, Data Pribadi Karyawan dapat ditransfer ke negara lain. Artinya, Data Pribadi Karyawan Anda dapat ditransfer ke negara di luar negara tempat Anda bekerja. Negara-negara itu mungkin tidak memiliki undang-undang perlindungan data yang sama dengan negara tempat tinggal Anda. Apabila informasi Anda ditransfer ke atau diakses dari negara di luar negara asal Anda, kami menerapkan pengamanan yang sesuai serta persyaratan administratif, teknis, dan/atau kontrak yang diwajibkan secara hukum untuk melindungi informasi Anda dan akan meminta persetujuan dari Anda.

Jika Anda menginginkan salinan perjanjian transfer, hubungi peopleservices@ruangguru.com Ruangguru juga akan mematuhi persyaratan negara tertentu lainnya yang membatasi transfer data di luar negara pengumpulan, mewajibkan ketentuan kontrak terkait transfer, dan/atau yang mewajibkan lokalisasi data.

4.7 Bagaimana Kami Mengamankan Data Pribadi Karyawan?

Kami menerapkan tindakan fisik, administratif, dan teknis yang sesuai, seperti penggunaan nama samaran, enkripsi, dan kontrol akses, yang dirancang untuk melindungi Data Pribadi Karyawan dari kerusakan yang tidak disengaja, melanggar hukum, atau tidak sah, kehilangan, perubahan, pengungkapan atau akses atau penggunaan, dan semua bentuk pemrosesan lainnya yang melanggar hukum. Jika Pihak Eksternal memproses Data Pribadi Karyawan atas nama Ruangguru, kami juga membuat kontrak atau Perjanjian dengan Pihak Eksternal itu untuk memastikan mereka menerapkan tindakan fisik, administratif, dan teknis yang sesuai dalam menangani data tersebut.

4.8 Berapa Lama Anda Menyimpan Data Pribadi saya?

Kami menyimpan Data Pribadi Karyawan selama diperlukan untuk memenuhi tujuan terkait bisnis, kecuali jika diperlukan periode penyimpanan yang lebih lama atau diizinkan oleh hukum yang berlaku. Pada sebagian kasus, kami mungkin perlu menyimpan Data Pribadi Karyawan untuk jangka waktu tertentu setelah pemutusan hubungan Anda dengan Ruangguru untuk mematuhi kewajiban hukum atau kontrak.

4.9 Mematuhi Kebijakan ini

Data Pribadi Karyawan hanya boleh ditangani oleh individu yang telah diberi wewenang untuk melakukannya oleh Perusahaan. Semua individu tersebut harus mematuhi Kebijakan ini.

Seperti disebutkan di atas dalam Bagian 4.4, Perusahaan mengharapkan Karyawan dan Pihak Eksternal yang mengumpulkan atau mengelola Data Pribadi Karyawan mengikuti Kebijakan ini, apakah mereka menggunakan sistem elektronik dan alat bantu manajemen data mereka sendiri dan/atau Ruangguru. Karyawan juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa Pihak Eksternal yang bekerja dengan mereka untuk mendukung operasi Ruangguru mematuhi Kebijakan ini.

Kelalaian Karyawan untuk mematuhi Kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan disiplin yang mungkin termasuk pemutusan hubungan kerja. Semua tindakan disiplin akan diterapkan dengan cara yang sesuai dengan hukum setempat. Untuk Pihak Eksternal yang mengumpulkan atau mengelola Data Pribadi Karyawan atas nama Ruangguru, kelalaian untuk mematuhi Kebijakan ini dapat menyebabkan konsekuensi bisnis negatif, hingga dan termasuk pemutusan hubungan bisnis, rujukan ke otoritas regulasi, dan/atau klaim atas kerugian.

Perusahaan melakukan segala upaya yang wajar untuk memastikan bahwa Data Pribadi Karyawan bersifat akurat dan terkini untuk penggunaan yang dimaksudkan. Karyawan juga bertanggung jawab untuk memperbarui dan memeriksa keakuratan informasi yang diberikan kepada Ruangguru. Jika Anda memberikan Data Pribadi orang lain (mis., penerima manfaat dan anggota keluarga Anda), Anda berkewajiban untuk memastikan keabsahan pemberian Data Pribadi ini kepada Perusahaan. Karyawan juga bertanggung jawab untuk melindungi privasi dan keamanan Data Pribadi mereka dan karyawan lainnya dengan mematuhi pedoman dan kebijakan keamanan informasi Perusahaan, yang dapat ditinjau di Kebijakan Privasi Internal Ruangguru.

5.0 Modifikasi Di Masa Depan

Ruangguru berhak mengubah Kebijakan ini sesuai kebutuhan, misalnya, untuk mematuhi perubahan hukum, peraturan, praktik dan prosedur Perusahaan, atau untuk menanggapi ancaman baru atau persyaratan baru yang diberlakukan oleh otoritas perlindungan data. Jika perubahan tersebut memengaruhi secara material pemrosesan Data Pribadi Karyawan Anda, kami akan memberitahu Anda.

6.0 Informasi Kontak

Entitas Ruangguru yang memiliki hubungan kerja dengan Anda adalah pemberi kerja Anda dan karenanya merupakan pengendali Data Pribadi Karyawan Anda. Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang Data Pribadi Karyawan yang kami kumpulkan dan cara kami menggunakannya, hubungi perwakilan SDM Anda yang relevan atau email kami di peopleservices@ruangguru.com. Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah ini atau lainnya terkait dengan pemrosesan data pribadi Anda/Data Pribadi di Email: peopleservices@ruangguru.com

Lihat juga Bagian 4.5 di atas untuk mendapatkan informasi tentang cara menggunakan hak Anda berdasarkan undang-undang perlindungan data yang berlaku. Jika Anda memiliki kekhawatiran tentang potensi pelanggaran data Data Pribadi Karyawan Anda atau Data Pribadi apa pun yang ditangani oleh Ruangguru, kirim email kepada kami di peopleservices@ruangguru.com.

7.0 Informasi Tambahan

Pertanyaan Tentang Penggunaan Data Pribadi Karyawan Anda: Jika Anda diminta untuk memberikan Data Pribadi tentang diri Anda atau anggota keluarga Anda dan Anda mempertanyakan relevansi bisnis dari permintaan tersebut atau jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah lain tentang Data Pribadi Karyawan Anda, hubungi perwakilan HCCA Ruangguru.

Melaporkan Potensi Pelanggaran Kebijakan: Jika Anda merasa Kebijakan ini telah dilanggar, Anda memiliki banyak sumber daya yang tersedia untuk membantu Anda, termasuk manajer langsung Anda, perwakilan SDM Anda, Petugas Perlindungan Data Perusahaan, anggota Divisi Hukum Ruangguru, Saluran Bantuan (jika ada), atau kirim email ke peopleservices@ruangguru.com. Kami akan mengikuti Pedoman Tanggapan Insiden Perusahaan untuk setiap pelanggaran yang dilaporkan.